Was sind Intelligente Regeln?

Intelligente Regeln automatisieren die Kommunikation mit Patientinnen und Patienten. Eine Regel besteht immer aus drei Teilen:

• Auslöser (Ereignis): z. B. „Termin wurde vereinbart“ oder „Termin wurde abgesagt“.
• Zeitpunkt: sofort oder mit Verzögerung bzw. eine bestimmte Zeit vor/nach dem Termin.
• Aktion: E-Mail mit frei gestaltbarem Inhalt und Platzhaltern (Variablen).

Optional lässt sich die Regel per Filter auf bestimmte Patienten, Behandler, Standorte usw. einschränken.

Schritt 1: Zur Übersicht der Regeln navigieren

1. Zum Kommunikationszentrum navigieren (Mein Konto- Kommunikationszentrum)
2. Den Reiter Intelligente Regeln auswählen.

Die Übersicht zeigt pro Regel:

• Schalter (links): Regel aktiv (blau) oder inaktiv (grau), darunter das Ablaufdatum („läuft ab am“).
• Titel, Aktionstyp (z. B. „E-Mail senden“) und Erstellungsdatum.
• Symbole rechts: Stift = bearbeiten, Doppelblatt = Regel kopieren, X = Regel löschen.
• Suche nach Name und Sortierung (Titel A–Z) oberhalb der Liste.

Schritt 2: Neue Regel anlegen

Oben rechts auf + Neue Regel klicken. Es öffnet sich das leere Formular:

Schritt 3: Beschreibung, Gültigkeit und Aktivierung

1. Beschreibung: Namen vergeben, z. B. „Terminerinnerung 1 Tag vorher (E-Mail)“. Dieser Name erscheint in der Übersicht.
2. Bis wann gilt die Regel?: Ins Feld klicken und im Kalender das Enddatum wählen. Nach diesem Datum wird die Regel nicht mehr ausgeführt.
3. Regel aktiv: Schalter einschalten (blau), damit die Regel nach dem Speichern sofort greift.
    

Schritt 4: Auslöser wählen („Wann wird die Regel ausgelöst?“)

Im Feld „Ereignis auswählen“ stehen folgende Auslöser zur Verfügung:

Schritt 5: Zeitpunkt festlegen („Wann soll die Aktion gestartet werden?“)

Der Zeitpunkt wird über drei bzw. vier Auswahlfelder definiert:

• Anzahl: „sofort“ oder 1–90, 180, 360
• Einheit: Tage oder Stunden (im System als „Uhrzeit“ bezeichnet).
• Bezug: bei terminbezogenen Ereignissen z. B. „sobald der Besuch hinzugefügt wurde“, „vor dem Datum und der Uhrzeit des Besuchs“, „vor dem Datum des Besuchs um“ oder „nach dem Besuch“; bei anderen Ereignissen „nach dem Ereignis“.
• Uhrzeit: bei „vor dem Datum des Besuchs um“ erscheint ein zusätzliches Feld für die Versanduhrzeit (8–21 Uhr).

Beispiel Terminerinnerung: 1 – Tage – vor dem Datum des Besuchs um – 8 → Versand am Vortag um 8:00 Uhr.

Beispiel Terminbestätigung: sofort – sobald der Besuch hinzugefügt wurde.

Schritt 6: Aktion wählen („Welche Aktion soll ausgeführt werden?“) 

• E-Mail senden: zusätzliches Feld für den Betreff („Titel der E-Mail“) sowie ein Editor mit Formatierung, Links, Bildern, Tabellen und Quellcode-Ansicht.
   

Schritt 7: Nachricht verfassen und Variablen einfügen

1. Betreff (nur E-Mail) eintragen.
2. In das Textfeld klicken und den Text schreiben.
3. An der gewünschten Stelle auf eine Variable unter „Verfügbare Variablen“ klicken – sie wird als Platzhalter eingefügt, z. B. {FIRST_NAME}, {VISIT_DATE}, {VISIT_TIME}. Beim Versand werden die Platzhalter automatisch durch die echten Daten ersetzt.

Verfügbare Variablen (bei Termin-Ereignissen):

Schritt 8: Empfänger einschränken (optional)

Unter „An alle Patienten senden?“ kann über Filter auswählen festgelegt werden, dass die Regel nur für bestimmte Fälle gilt. Mögliche Filter:

Alter des Patienten · Behandlungspaket des Patienten · Behandler · Standort · Behandlungsraum · Zahlungsstatus · Leistung · Status des Besuchs · Terminart · Termindatum

Nach Auswahl eines Filters erscheint ein Suchfeld (z. B. „Behandler – eingeben, um zu suchen …“). Mit „Löschen“ wird der Filter wieder entfernt. Ohne Filter gilt die Regel für alle Patienten.
 

Schritt 9: Speichern

Unten rechts auf Speichern Sie die Regel klicken. Die Regel erscheint danach in der Übersicht. Mit „Abbrechen und zur Liste zurückkehren“ wird das Formular ohne Speichern verlassen.